Upravljanje ispisom u knjižnici

Poslovi koji se odnose na ispis u knjižnicama se u velikom broju slučajeva tretiraju kao problem. Razlog tome skriven je u sljedećim problemima koji

su prisutni u radu knjižničara:

• Nemogućnost naplate – u relativno velikom broju slučajeva knjižničar nije u stanju korisniku naplatiti ispisane sadržaje u cijelosti
• Tehnologija – zaglavljivanje papira, kvarovi pisača, skupi ili zamjenski toneri, mali kapaciteti tonera, nedostatak papira…
• Rad s korisnicima – zbog problema s tehnologijom vrlo stresan
• Realni troškovi – toner + papir + izgubljeno vrijeme

Kako se trošak pretvara u prihod Sustav za upravljanje ispisom tvrtke Sustavi i Analize donosi inovativne promjene koje omogućavaju ne samo rješavanje definiranih problema, nego i kvalitativne pomake u radu s ispisom u knjižnici.

To se postiže kroz:

Automatska naplata – korisnik bez interakcije sa knjižničarom ispisuje sadržaje, a sustav automatski naplaćuje količinu ispisa ovisno o tipu (boja ili C/B, A3/A4, jednostrano/obostrano)

• Signalizacija – Ovisno o tipu pisača, sustav signalizira alarmantno stanje tonera i nedostatak papira, te bilježi podatke o bitnim dijelovima pisača, kao i o zaglavljivanju papira
• Korisnički ispis – korisnik može ispisati sadržaj na bilo kojem slobodnom uređaju za ispis u knjižnici
• Integracija – sustav za upravljanje ispisom u knjižnici povezuje se sa postojećim sustavom za upravljanje knjižnicom, pri čemu svaki korisnik dobiva svoje korisničko ime i lozinku
• Upravljivost – sustav za upravljanje ispisom u knjižnici sadrži mogućnost konfiguriranja i prilagođavanja cijene ispisa prema različitim tipovima ispisa (A3/A4, crno – bijelo/boja, jednostrano/obostrano)

Pregled troškova – korisnik ima mogućnost otkazivanja ispisa u slučaju da se predomislio

Direktni prihod – uplate korisnika kontroliraju se po blagajničkim izvještajima, smanjena potrošnja tonera, papira, naplaćen svaki ispis

Indirektan prihod – nema izgubljenog vremena knjižničar

Odabir pisača

Pisač koji se koristi za potrebe ovog sustava mora biti mrežni, jer u suprotnom ga nije moguće kontrolirati. Druga bitna stvar o kojoj se mora voditi računa jest cijena pojedinačnog ispisa. Cijena pojedinačnog ispisa izračunava se tako da se cijena tonera podijeli sa normativnim kapacitetom tonera pri 5% ispunjenosti. Treća bitna stvar o kojoj treba voditi računa jest izdržljivost pojedinih dijelova pisača (grijač i razvojna jedinica), odnosno vrijeme do prvog kvara. Uzimajući ove parametre u obzir mogu se izvesti sljedeći zaključci:

Kod nabave novog uređaja za ispis unutar perioda od 3 godine ulazni troškovi mogu se prepoloviti. Zamjenom postojeće opreme, uštede mogu biti vidljive već prve godine korištenja

Povrat investicije u programsko rješenje

Direktni prihod:

Povećanje naplate ispisa sa 50% na 100% prihod od ispisa se udvostručuje.

Primjer: Na godinu, knjižnica potroši oko 100.000 papira A4 formata, na kojima je crno bijeli ispis. Korisnicima se po ispisu naplaćuje 1 Kn. Bez sustava, uz pretpostavku da se uspije naplatiti 50% ispisa, prihod naplaćeni ispis iznosi 50.000 Kn. Uz korištenje ovog sustava prihod je 100.000 Kn, odnosno 50.000 kuna veći.

 Indirektni prihod:

Pod pretpostavkom da knjižničar gubi 3 minute svog radnog vremena po svakom zahtjevu za ispis od strane korisnika, te da na godinu ima oko 20.000 takovih zahtjeva u jednoj modernoj knjižnici, tada dolazimo do brojke od 60.000 minuta, odnosno do 1000 radnih sati godišnje, koje knjižničari gube na poslovima ispisa svojih korisnika. Pretvorimo li ovaj broj radih sati u mjesece, uz pretpostavku da u mjesecu ima 168 radnih sati, dolazimo do brojke od skoro 6 mjeseci. Ukoliko bruto plaća knjižničara iznosi 6.000 kuna, tada govorimo o iznosu od 36.000 kuna godišnje, koje lokalna zajednica izdvaja da bi članovi knjižnice mogli koristiti uslugu ispisa u knjižnici.

ZAKLJUČAK:

Imajući u vidu direktne i indirektne prihode, ukupna ušteda u radu knjižnice na godišnjem nivou iznosi oko 86.000 kuna, odnosno sustav za upravljanje ispisom u knjižnici sam sebe isplati već prve godine korištenja.