Operativno održavanje

Knjižnice u velikom broju slučajeva nastoje koristiti lokalne partnere u procesu eksploatacije informatičke opreme i informacijskih sustava za svoje potrebe. U određenom broju slučajeva iz raznih razloga lokalni partneri nisu u mogućnosti kvalitetno zadovoljiti potrebe knjižnice i to je trenutak kada se ravnatelji knjižnica najčešće obraćaju djelatnicima tvrtke Sustavi & Analize, tražeći pomoć. Temeljem dugogodišnjeg rada u različitim uvjetima djelatnici tvrtke Sustavi & Analize razvili su metodu najbolje prakse, koja se neznatno razlikuje od metoda koje se primjenjuju u EU i SAD-u. Poučeni iskustvom u direktnom radu sa djelatnicima knjižnica i načina rada, u ovom dokumentu ćemo objaviti način na koji se to radi u tvrtki Sustavi & Analize.

Procedura rada u „vatrogasnom“ otklanjanju problema

Po pozivu korisnika, djelatnici tvrtke Sustavi & Analize izlaze na lokaciju knjižnice i precizno utvrđuju situaciju vezanu za informatičku opremu i informacijske sustave knjižnice. Ovaj korak je neophodan, kako bi se knjižnici omogućilo da sa što manje ulaganja dugoročno uspiju otkloniti kvar kao i njegove uzroke.

Drugi bitan korak u načinu rada tvrtke Sustavi & Analize, jest pronalaženje uzroka kvara, kako bi se problem u budućnosti u potpunosti eliminirao. Ovaj korak predstavlja temelj za uspostavljanje dugoročnih poslovnih odnosa. U nedostatku ovog koraka, tvrtka Sustavi & Analize bila bi još samo jedna u nizu informatičkih tvrtki koja živi na račun svojih korisnika, ne pridonoseći njihovom daljnjem razvoju.

Tek treći korak u ovoj metodi najbolje prakse jest otklanjanje trenutnog kvara, s tim da je knjižnica već upoznata sa scenarijima koji će se dogoditi u bliskoj budućnosti ukoliko se učinkovito ne otkloni uzrok kvara.

U radu sa knjižnicom u ovom koraku definiraju se želje i potrebe za radom informacijskog sustava. Ovdje je od iznimnog značaja eksplicitno napomenuti da se do sada zatečena stanja u knjižnicama tek neznatno razlikuju. Karakteristična stanja informacijskog sustava knjižnice i zateče opreme pokazuju odnos vanjske tvrtke prema knjižnici. U velikom broju slučajeva, djelatnici tvrtke Sustavi & Analize nalaze se u nezahvalnoj ulozi jer ravnateljima knjižnice trebaju objasniti ozbiljnost situacije vezane uz informatičku infrastrukturu. Ukoliko postoji interes poboljšanja situacije vezane uz informatičku infrastrukturu kreće se u definiranje željenog cilja u realnom vremenskom okviru. Realan vremenski okvir u pravilu je određen financijskim iznosom koji je knjižnica na godišnjem nivou spremna odvojiti za poboljšanje informatičke infrastrukture.

Po utvrđivanju ciljeva i financijskih ograničenja, djelatnici tvrtke Sustavi & Analize pristupaju izradi elaborata remonta informacijskog sustava, koji ujedno služi i kao plan investiranja u informatičku infrastrukturu knjižnice.

Ovisno o financijskoj konstrukciji, koja ovisi o osnivaču i potpori ministarstva kulture, kreće se u remont informatičke infrastrukture, pri čemu je eksplicitno potrebno naglasiti da svaka pojedina faza, definirana u elaboratu, mora biti izvedena u cijelosti, jer u protivnom se neće ostvariti očekivani učinci.

Prednosti ovog načina rada

Prije svega, ovim sustavnim načinom otklanjanja kvarova, osigurava se  funkcioniranje svih usluga knjižnice uz znatno manji broj zastoja i intervencija u održavanju. Na ovaj način, uz funkcioniranje svih predviđenih usluga knjižnice, osigurava se prije svega njezina posjećenost, a u nekim slučajevima se ta posjećenost reflektira i kroz dodatni prihod, pogotovo u slučajevima kada knjižnica naplaćuje mogućnost korištenja Interneta. Druga, ne manje bitna dobrobit je plansko poboljšavanje informatičke infrastrukture knjižnice prema unaprijed postavljenim ciljevima poslovanja. Treća dobrobit koja proizlazi iz ovog načina rada je smanjivanje troškova operativnog održavanja informatičke infrastrukture, koji može rezultirati raskidanjem paušalnog ugovora o održavanju, koji postaje neisplativ. Četvrti razlog zbog kojeg se knjižnice odlučuju na usluge tvrtke Sustavi & Analize jest povećanje kvalitete  svakodnevnog poslovanja, uzrokovane kvalitetnom i pouzdanom informatičkom infrastrukturom.